Comment préparer et réussir son Forum des Associations ?

Le mois de septembre approche et, avec lui, le traditionnel Forum des Associations. Pour beaucoup, cet événement se résume à une question : "Combien d'adhérents allons-nous inscrire cette année ?" Pourtant, limiter le forum à une simple campagne d’adhérents, c'est passer à côté de la majeure partie de son potentiel. Alors, quels sont les véritables enjeux pour votre association, et comment transformer ce rendez-vous en un tremplin pour toute l'année ?

Qu'avez-vous à y gagner (outre les adhérents) ?

Le forum des associations est la vitrine de votre communication annuelle. Si vous jouez bien vos cartes, voici ce que vous pouvez en retirer :

Fédérer votre équipe actuelle

Préparer le forum est un excellent projet de cohésion d'équipe pour vos bénévoles. C'est le moment où l'on se retrouve après l'été pour lancer la dynamique de l'année. Mais pour éviter que ce soit stressant pour tout le monde, il faut anticiper la préparation dès le mois de juin.

Trouver des bénévoles (et pas seulement des cotisants)

Beaucoup de visiteurs cherchent à donner de leur temps. C’est l’occasion parfaite pour repérer vos futurs chefs de projets, trésoriers ou animateurs. Pour réussir cela, vous devez savoir exactement ce que vous cherchez.

Avant le jour J, faites un rapide état des lieux de votre association : De combien de bénévoles avez-vous besoin ? Pour quels postes ? Quelles sont vos attentes et vos projets d'évolution ?

💡 Notre astuce : Créez des missions de bénévolat claires et attractives dans l’Espace Asso et affichez un QR code qui renvoie directement les intéressés sur vos missions. Si la rencontre avec vous les a convaincus, ils pourront se porter volontaires directement.

Développer votre réseau local

Le forum rassemble toutes les forces vives de votre commune. Profitez-en pour aller saluer les autres stands ! Il y a probablement des synergies ou des coopérations possibles. C’est là que naissent les plus beaux partenariats inter-associatifs ou les projets mutualisés.

Gagner en visibilité auprès des élus

Les maires et adjoints visitent toujours le forum. C'est l'occasion parfaite pour vous faire connaître d'eux, valoriser vos actions de l'année passée et légitimer vos futures demandes de subventions ou de locaux.

Bien préparer son forum : Les indispensables

Pour que votre stand ne ressemble pas à une table de camping triste avec trois flyers qui se battent en duel, voici vos indispensables :

Le kit visuel de base

Une banderole au nom de l’association (visible de loin), une nappe propre et des supports pour vos flyers (des présentoirs verticaux évitent que les papiers s'envolent). Vous pouvez aussi ajouter quelques confiseries et des éléments qui proviennent de votre association (une coupe, une statuette, du matériel, des photos, une décoration thématique...).

📌 Petit conseil pour vos visuels : Soyez clair et lisible, pas besoin de surcharger ! Veillez à ce que le nom de votre association apparaisse partout. Vous pouvez aussi inscrire le type de profil recherché (par exemple : « Activités à partir de 12 ans ») pour cibler directement les bonnes personnes et éviter que des passants non concernés ne s'arrêtent inutilement.

Le matériel d'inscription opérationnel

Si vous avez des cours ou activités à remplir, il faut bien anticiper les process d’inscription et de cotisation et les afficher pour ne pas avoir à répondre 100 fois à la même question.

• Option numérique : Si vos inscriptions se font en ligne, prévoyez une tablette ou un QR code menant directement à votre plateforme d'adhésion.
• Option papier : Si vous êtes accro au papier, prévoyez des fiches d’inscription imprimées et des stylos en quantité.

Pensez également à un outil papier ou en ligne (type formulaire) pour constituer une liste d’attente si votre activité est particulièrement demandée.

Le "Kit de survie" des bénévoles

De l'eau, du café, quelques gâteaux pour garder l'énergie au top, et de la patafix ou du scotch de masquage pour les urgences déco.

Il est également vivement conseillé de faire un planning avec des créneaux : c’est plus facile de venir pour 1 ou 2 heures à plusieurs que tout seul pendant toute la matinée.

Le “après” forum des associations

Le lendemain du forum, envoyez un email chaleureux à toutes les personnes qui vous ont laissé leurs coordonnées pour faire du bénévolat. Le fer est chaud, c'est le moment de concrétiser leur intérêt ! Vous pouvez même vous préparer un modèle à l’avance en fonction de votre organisation :

• Réunion collective : Glissez directement les dates, le lieu et l’heure dans le message.
• Rendez-vous individuel : Donnez à la personne vos disponibilités et partagez-lui un lien vers votre agenda en ligne ou votre outil de planification (type Doodle).

Et surtout, relancez ! Ne vous contentez pas d’un seul message. Si la personne ne répond pas à votre premier mail, prévoyez une relance une semaine après. Si quelques jours plus tard vous n'avez toujours pas de nouvelles, passez un coup de téléphone si vous avez son numéro. On est vite pris par nos vies et un mail ouvert peut vite être oublié.

3 idées d'animations pour attirer tous les regards

Le secret d'un stand réussi ? L'interaction. Les visiteurs ne doivent pas simplement passer devant vous, ils doivent s'arrêter.

1. Le défi flash (1 minute chrono) : Si vous êtes une asso de sport, proposez un mini-défi physique. Si vous êtes une asso culturelle ou environnementale, misez sur un mini-quizz ou une énigme. Un petit lot à gagner (un goodies, un cours d'essai gratuit) et le tour est joué !
2. La boîte à idées ou "Le mur de l'expression" : Installez un panneau avec des Post-it et une question ouverte (ex: « Pour vous, la solidarité c'est quoi ? » ou « Quel projet aimeriez-vous voir dans la commune cette année ? »). Cela engage la conversation très naturellement.
3. La démonstration vivante : Ne restez pas assis derrière la table ! Si votre activité le permet (danse, musique, art, échecs, secourisme), faites des démonstrations en direct devant le stand à intervalles réguliers. Le mouvement attire le monde.

⚠️ Règle d'or : Engagez la conversation, interpellez les gens ! Si vous restez assis derrière votre table, le nez dans votre portable, vous risquez de passer à côté de belles rencontres.

La To-Do List ultime avant le jour J

Pour aborder l'événement l'esprit serein, cochez les cases une à une :

• Mobiliser l'équipe : Trouver des bénévoles pour animer le stand sur des créneaux de 2h (pour que personne ne s'épuise). Astuce : Si vos bénévoles actuels ne sont pas disponibles, publiez dès maintenant une annonce de mission ponctuelle sur benevolt.fr !
• Mettre à jour les documents : Vérifier les tarifs, les horaires des activités, et actualiser les brochures ou les fiches d'information.
• Préparer la récolte de contacts : Créer un cahier ou un formulaire numérique pour noter les emails des personnes intéressées (indispensable pour les relancer après le forum !).
• Vérifier la logistique de la mairie : Horaires d'arrivée, badges d'accès, électricité disponible ou non sur le stand, tables et chaises fournies ou à apporter.
• Communiquer en amont : Annoncer votre présence et le numéro de votre stand sur votre site internet, votre newsletter et vos réseaux sociaux une semaine avant.

Voilà, vous êtes désormais bel et bien parés pour un Forum des Associations réussi. Il ne vous reste plus qu’à vous amuser le jour J !