Comment bien accueillir vos bénévoles ?

Comment bien accueillir vos bénévoles ?

Trouver des bénévoles, c’est bien, les garder c’est mieux. Quotidiennement, des associations nous font part de leur difficulté à engager des bénévoles dans la durée. L’intégration des bénévoles est une brique essentielle dans la vie des associations. Cela méritait bien qu’on y consacre un webinaire, co-animé avec notre partenaire MakeSense.

Vous n’avez pas eu la chance d’y participer ? Voici les principaux éléments à retenir.

Des enjeux pour l’association, comme pour le bénévole

Accueillir des bénévoles nécessite des ressources importantes : le temps humain et les compétences consacrés à toutes les structures, et parfois les ressources matérielles qu’il faut investir. Quelle mauvaise surprise donc quand le bénévole décide de partir à peine intégré dans l’association !

Trop souvent les parcours d’intégration sont pensés comme une course à la transmission d’informations qui permettent au bénévole de monter en compétences et d’exercer la mission, mais qui présentent un écueil. Qu’en est-il de l’épanouissement des bénévoles ?

Se décentrer de l’association pour écouter le bénévole dans la singularité de ses attentes, contraintes et besoins, est sans doute une première clé d’une intégration réussie. Qui sait, ce bénévole, auquel vous consacrez votre écoute pendant quelques heures, est peut-être le président de demain…

Identifier les motivations de bénévoles

Les bénévoles souhaitent largement être avant tout utiles (86%). Les actions sur le terrain et les feedbacks (retours) sont importants comme leviers de motivation.

• Invitez-les à des actions ponctuelles sur le terrain. Ils ne sont pas arrivés par cette porte-là mais seront ravis de se voir invités à venir sur le terrain.
• Si cela n’est pas possible ou pour compléter cette action, apportez de la visibilité sur les actions de l’association. Lors de réunions régulières ou de communications asynchrones, tenez les bénévoles au courant : du nombre de bénéficiaires aidés, de l’avancée de l’association grâce aux actions de chacun. Remerciez les bénévoles pour leurs actions, même intangibles, elles servent le but commun.

Gardez à l’esprit que pratiquement personne ne rejoint une association pour en devenir administrateur. Les petites missions ponctuelles ont pour valeur de faire grandir votre communauté, et de donner envie aux personnes de revenir et de s’investir…

Des écrits et de l’oral

Accueillir les bénévoles, c’est rarement la seule activité du ou des bénévoles qui s’en occupent. Dans les plus grosses associations, ils sont même épaulés par les salariés ou des volontaires en service civique mais c’est rarement facile de concilier recherche de bénévoles, accueil, fidélisation… et toutes les autres activités dans l’association !

Il faut donc s’organiser. Verbaliser et écrire les différentes étapes du parcours, c’est essentiel. C’est ce qui rend le parcours de plus en plus facile à suivre… et surtout à déléguer.

Dans cet exemple de carte mentale, on peut voir les différentes étapes du parcours d’accueil comportant des sous-étapes. On peut les réaliser les unes après les autres sous la forme de to-do list, les attribuer à différents membres… On retrouve par exemple :

• Administratif : faire signer la charte, demander la cotisation, l’adhésion ou encore remplir un document pour attester de la période de bénévolat…
• Communication : faire savoir sur vos réseaux que de nouvelles têtes vous rejoignent, ça valorise les bénévoles tout en montrant le dynamisme de votre association
• Suivi : proposer des temps de suivi aux bénévoles ou la réalisation d’un rapport d’étonnement. Pour l’occuper avant que la formation soit réalisée, proposez des micro-actions qui donnent à faire aux bénévoles. Par exemple : faire un audit du site de son regard neuf, liker les réseaux sociaux et proposer une idée de post. C’est à la portée de tous les bénévoles et devrait être proposé même pour les bénévoles dédiés à la buvette !

Enfin, gardez à l’esprit que la convivialité et les échanges sont les principaux leviers d’engagement des bénévoles; soignez l’accueil physique, multipliez les moments de partage, la magie opérera d’elle-même.

Vous êtes intéressé par le sujet ? Nous publierons bientôt un guide pour vous accompagner dans nos réflexions.
En attendant, découvrez notre guide sur la culture bénévole