Associations : comment gérer le remboursement des frais kilométriques de vos bénévoles ?

Vos bénévoles se déplacent souvent pour donner un coup de main ? Il est peut-être temps de parler de leurs frais kilométriques. 

De nombreux bénévoles, notamment les jeunes, peuvent être freinés dans leur volonté de vous rejoindre pour vous prêter main forte, car leur budget est limité. En tant qu’association, vous pouvez lever ce frein et choisir de les rembourser ou leur permettre de déduire ces frais de leurs impôts. Voici un petit guide pratique pour gérer tout ça.

Rembourser les frais ou fournir une attestation ?

Deux options sont possibles :

1. Rembourser directement les bénévoles pour leurs frais de déplacement.
2. Ne pas les rembourser, ce qui leur permettra une déduction fiscale.

Dans les deux cas, il faut que les frais soient justifiés et que le déplacement soit en lien avec votre association.

Ce que le bénévole doit fournir pour justifier ses frais kilométriques ? 

1. Une fiche de frais

C’est le document central. Elle doit contenir :

• La date du déplacement
• Le lieu de départ et d’arrivée
• Le nombre de kilomètres parcourus (aller-retour)
• L’objet de la mission (par exemple : réunion, distribution, animation d’un atelier…)
• Le moyen de transport utilisé (voiture, vélo, etc.)

Il peut s’agir d’un modèle fourni par vous ou d’un tableau fait à la main (mais bien lisible). 

Exemple d’une note de frais kilométrique

2. Une attestation de propriété du véhicule (facultatif mais recommandé)

Il peut être utile de confirmer que le véhicule appartient bien au bénévole (surtout en cas de contrôle fiscal). Une photocopie de la carte grise peut suffire si vous souhaitez être très rigoureux.

Que faut-il fournir au bénévole si vous ne le remboursez pas ?

Si vous ne le remboursez pas, vous pouvez fournir une attestation de renoncement au remboursement (si le bénévole choisit la déduction fiscale).

Ce document officiel est rédigé par l’association (vous devez fournir le modèle pour qu’il soit conforme à la réglementation). Il précise que le bénévole a renoncé à tout remboursement et donne le montant des frais engagés. Il doit :

• Être signé par le bénévole
• Être daté
• Mentionner précisément le montant des frais (calculé selon le barème officiel)

Exemple d’attestation de renoncement au remboursement :

Je soussigné·e [Prénom NOM du bénévole], demeurant à [adresse complète], certifie avoir engagé, dans le cadre de mon activité bénévole au sein de l’association [Nom de l’association], des frais que je choisis de ne pas me faire rembourser.

Ces frais concernent principalement des déplacements effectués avec mon véhicule personnel, pour des missions réalisées entre le [date de début] et le [date de fin], dont les détails sont joints à la présente attestation (voir fiche de frais).

Le montant total des frais engagés, calculé selon le barème kilométrique des bénévoles en vigueur pour l’année [année concernée], s’élève à [montant en euros] €.

Je renonce expressément à tout remboursement et demande à ce que ces frais soient considérés comme un don au profit de l’association, ouvrant droit à une réduction fiscale selon les dispositions de l’article 200 du Code général des impôts.

Fait à [ville], le [date]

Signature du bénévole : [Signature]

Signature d’un représentant de l’association : [Nom, fonction, signature]

Quel barème utiliser ?

Le barème kilométrique bénévole 2024 fixé par l’administration fiscale est à retrouver ici 

💡 Utile : Ce simulateur permet de calculer les frais de déplacement déductibles en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. 

Pourquoi c’est important ?

• C’est une reconnaissance de l’engagement des bénévoles
• C’est 100 % légal et encadré
• Cela peut aider à fidéliser les bénévoles, en leur permettant de ne pas être pénalisés financièrement

En résumé

• Vous pouvez rembourser ou permettre une déduction fiscale
• Utilisez le barème officiel des frais kilométriques bénévoles
• Fournissez les documents nécessaires à vos bénévoles
• Cela valorise leur engagement… sans déséquilibrer votre budget