Des bénévoles pour une collecte nationale : l'exemple de la Fondation des Femmes

On les reconnaît, souriants et motivés, à l’entrée des magasins lors des grandes opérations de collecte. Les bénévoles ponctuels se mobilisent pour ces collectes auprès de nombreuses associations. Il s’agit pour eux et pour elles de récolter des denrées alimentaires dans les grandes surfaces, des produits d’hygiène ou encore des produits pour les animaux dans les enseignes spécialisées. 

Ces grandes collectes, souvent organisées de manière régulière, sont le rendez-vous de nombreux bénévoles qui peuvent et veulent s’engager sur une courte durée. Elles permettent de récolter des dons matériels et sont souvent des rendez-vous réussis pour les bénévoles fidélisés lors de ces collectes. Elles peuvent même être une porte d’entrée pour un bénévole qui souhaite s’investir plus régulièrement dans l’association. 

Néanmoins, ces collectes sont très difficiles à organiser car elles demandent une logistique irréprochable, nécessitent la mobilisation d’un grand nombre de bénévoles et une préparation de longue haleine. 

Si une grande partie des bénévoles renouvellent leur participation d’une année sur l’autre, il y a toujours des participations à combler avec un renouveau de bénévoles. 

L’enjeu est donc de mobiliser et remobiliser, mais s’assurer également que tous les bénévoles ont reçu les bonnes informations pour se présenter le jour J au magasin, avec son t-shirt au logo de l’association en ayant toutes les consignes de collecte. Généralement, une poignée de bénévoles ou de coordinateurs sont en charge de l’intégration et l’accompagnement de dizaines, voire de centaines de bénévoles. 

Il faut donc s’équiper pour une organisation optimale des bénévoles sur les collectes. 

De plus en plus d’associations nationales et de fondations font appel à Benevolt pour s’outiller sur ces questions. Notre équipe a donc développé de nouvelles fonctionnalités pour répondre à ce besoin associatif. 

Recruter des bénévoles, pour les collectes ou tout autre mission

L'Espace Asso permet aux associations de publier des annonces de bénévolat directement sur leur site mais également sur benevolt.fr. Elles sont ensuite diffusées chez différents sites partenaires : JeVeuxAider.gouv, L'Etudiant, Google Jobs, la presse locale. Cette diffusion unifiée permet de centraliser les différentes candidatures, stockées dans un seul endroit : la messagerie de l’Espace Asso de Benevolt. 

Avec plus de 50 000 bénévoles qui utilisent les services de Benevolt, les missions touchent un grand nombre de volontaires. 

Les associations peuvent recevoir des candidatures, mais peuvent également contacter directement des bénévoles de la communauté qui mettent à disposition leurs compétences et attendent d’être sollicités. 

Inscriptions sur des créneaux de missions 

Désormais les missions ponctuelles comme les missions de collecte se passent d’une candidature. En effet, les bénévoles peuvent s’inscrire très simplement et en quelques clics au créneau de la mission qui les intéressent. Ils ont toujours la possibilité, s’ils en ont, de poser leurs questions en répondant au mail de confirmation d’inscription. 

Ainsi, nous accompagnons les associations dans la définition des créneaux pour les différentes missions et élaborons un parcours du bénévole avec une suite d’e-mails intégrant dates, consignes, présentations et ressources. Cet accompagnement sur-mesure et automatisé permet de : 

• S’assurer que tous les bénévoles ont bien reçu confirmation de leur participation 
• S’assurer que tous les bénévoles ont le même niveau d’informations et ont reçu les informations
• Laisser du temps aux chargés de recrutement et d’intégration des bénévoles pour un accompagnement plus spécifique des bénévoles 

Bien connaître les participants 

Les missions de collecte sont souvent très appréciées des bénévoles. Elles permettent de s’investir dans une association malgré de faibles disponibilités, sur une mission de terrain très gratifiante. C’est ce qui explique une remobilisation importante d’une collecte à l’autre des bénévoles. 

Il est donc essentiel pour les associations de récupérer les coordonnées de tous les participants afin de pouvoir leur envoyer toutes les informations concernant la mission. Un export très simple des données permet d’alimenter votre base de données existante (sous réserve de conformité RGPD, validée avant toute mise en place de la campagne).

Si vous êtes déjà équipé d’un CRM par exemple, les informations reçues peuvent s’y déverser directement, en mettant en place un connecteur. 

L’exemple de la collecte de juin de la Fondation des Femmes

La Fondation des Femmes est la structure de référence en France pour la liberté et les Droits des Femmes et contre les violences dont elles sont victimes. Grâce aux dons qu’elle reçoit, elle apporte un soutien financier, juridique et matériel aux initiatives associatives à fort impact, sur tout le territoire. 

Cette association organise des collectes pour lutter contre la précarité des femmes, mères et enfants. Les bénévoles y collectent des dons de produits d’hygiène et de soins qui sont ensuite redistribués aux associations qui accompagnent les femmes et enfants en situation de précarité.

Ces collectes s’organisent partout en France et vous pouvez croiser les tee-shirts des bénévoles dans de nombreuses villes de l'hexagone.

Pour cette collecte, nous avons travaillé avec cette association et nos interlocutrices dont les compétences sont à la fois la communication et la mobilisation bénévoles. En effet, ces moments de collecte rendent visibles l’association sur le terrain. S’il s’agit d’un moment important où l’enjeu est de mobiliser les bénévoles, les anciens comme les nouveaux, il s’agit aussi d’un moment de communication d’importance. 

L’un des besoins des responsables de cette collecte pour la Fondation des Femmes était le recrutement de nouveaux bénévoles, dans toute la France, dans plus de 100 enseignes Monoprix.

Réparties sur plusieurs territoires, les équipes de la Fondation des Femmes ont pu créer un compte Benevolt pour chaque région d’intervention en donnant aux ambassadrices et responsables d’antennes la main sur le recrutement de ces bénévoles. Notre équipe a ensuite configuré 600 créneaux sur 100 lieux.

Afin de faciliter l’inscription des bénévoles pour cet événement, la candidature bénévole a été transformée au profit de l’inscription en 1 clic. Les bénévoles se portant volontaires sont ainsi d’office inscrits sur le créneau choisi. 

Un mail de confirmation est envoyé de manière automatique aux bénévoles, préalablement rédigé par les responsables au niveau national. Dans ce mail de confirmation, on trouve notamment un lien de visioconférence pour une formation en amont de l’événement. 

Plusieurs créneaux ont été proposés aux bénévoles qui pouvaient dès lors s’inscrire sur les horaires les plus pertinents pour eux, bloquant une participation sur un nombre défini avant de participants maximum (en l'occurrence 6 bénévoles pour chaque créneau 10h-13h / 13h-16h / 16h-19h). 

Les bénévoles avaient également la possibilité de se désinscrire, libérant un espace pour un autre bénévole souhaitant participer.

Tout au long de ce parcours des bénévoles de la date d’inscription sur la mission jusqu’à la date d'intervention sur la collecte, les bénévoles ont été guidés par différents mails automatiquement envoyés à des temporalités différentes. 

Par exemple, 3 jours avant la collecte, tous les bénévoles ont reçu un rappel de l’événement. Le mail a été rédigé au préalable par l’association qui n’a pas eu à gérer cet envoi massif (+ 1000 bénévoles partants). 

L’ensemble de ces missions, dans les différents territoires et sur les différents créneaux ont amené plus de 1 000 bénévoles prêts à s’investir le jour J pour cette collecte de produits. Les missions ont été vues sur benevolt.fr et sa communauté de 64 000  bénévoles, mais aussi chez les partenaires de diffusion comme JeVeuxAider.gouv, la presse locale et régionale ou encore Letudiant.fr. 

La mise en place de la plateforme d’engagement pour la Fondation des Femmes a également permis de faire remonter sur le site Internet de l’association les créneaux, permettant aux bénévoles de s’y inscrire directement. 

L’outil pour les associations et les bénévoles lors les collectes 

Votre association organise des collectes de produits, des collectes alimentaires, des événements sportifs, culturels… Bref, des temps forts où de nombreux bénévoles sont mobilisés ? 

Différentes fonctionnalités sur Benevolt vous permettent de préparer cet événement l’esprit libre et tranquille. 

Vos missions sont mises en ligne sur votre plateforme d’engagement sur votre site et sont visibles sur Benevolt mais aussi sur différents sites partenaires qui génèrent des inscriptions automatiques de bénévoles. 

Nous vous accompagnons à modéliser le parcours des bénévoles, à travers les mails reçus à différentes temporalités pour s’assurer que les bénévoles ont les bonnes informations au bon moment. 

Grâce à des exports de données des bénévoles, vous pouvez organiser facilement en interne les rappels, les groupes de bénévoles… 

Votre plateforme d’engagement vous permet de mobiliser, par des mailings, l’ensemble de vos bénévoles déjà investis auprès de votre association.  

Définissez des créneaux, diffusez-les et intégrez de nouveaux bénévoles motivés et volontaires. 

Prenez contact avec nous pour discuter de ce projet !