Quel logiciel pour gérer les demandes de subventions ?
À l’ère du numérique, les demandes de subventions des associations se font de plus en plus en ligne. Fini les dossiers papiers ! Les logiciels de demandes de subvention dématérialisée vous permettent de gagner en temps et en efficacité pour traiter les dossiers transmis par les associations.
Pour une collectivité territoriale (mairie, communauté de communes, département, région), centraliser ces demandes sur une plateforme unique est le meilleur moyen de sécuriser l’instruction, de fluidifier les échanges avec le tissu associatif local et d'assurer une transparence totale des aides versées. C’est souvent le premier investissement dans un outil numérique pour faciliter la relation entre les associations et les agents. Il pourra être complété par d’autres services comme la réservation de salles en ligne ou un annuaire des associations
Pour une collectivité territoriale (mairie, communauté de communes, département, région), centraliser ces demandes sur une plateforme unique est le meilleur moyen de sécuriser l’instruction, de fluidifier les échanges avec le tissu associatif local et d'assurer une transparence totale des aides versées. C’est souvent le premier investissement dans un outil numérique pour faciliter la relation entre les associations et les agents. Il pourra être complété par d’autres services comme la réservation de salles en ligne ou un annuaire des associations
Comment choisir un logiciel de demandes de subventions ?
Le choix d’un outil de gestion des subventions ne doit pas se faire au hasard. Pour répondre aux exigences des agents administratifs, des élus et des bénévoles associatifs, plusieurs critères essentiels doivent être pris en compte :
La simplicité du portail usager (côté associations)
L'interface doit être intuitive. Si le dépôt d'un dossier ou l'actualisation des pièces administratives (statuts, RIB, liste des dirigeants) est trop complexe, vous ferez face à un rejet des utilisateurs et à de nombreuses relances téléphoniques.
L’interfaçage avec les outils de l’État
Choisir un logiciel capable de s'interconnecter avec FranceConnect pour l’authentification, de récupérer automatiquement les données légales des associations (via les API de l'État), ou encore de récupérer les autres subventions d’un association reçues par les autres collectivités locales et d’informer de celles que vous allez attribuer avec Data.Subvention fait gagner un temps précieux aux agents et évite les erreurs de saisie.
La flexibilité des formulaires d'instruction
Chaque collectivité a ses propres critères d'attribution. L'outil doit vous permettre de configurer des formulaires sur-mesure (calqués par exemple sur le Cerfa 12156*05) et de définir des circuits de validation internes (services instructeurs, commissions, vote des élus).
Le suivi financier et l'intégration comptable
Idéalement, le logiciel doit être capable de se connecter à votre progiciel de gestion financière publique (GF) pour automatiser le mandatement et le versement des aides, mais aussi pour suivre l'enveloppe budgétaire globale en temps réel.
La sécurité et la conformité RGPD
S'agissant de données publiques et parfois nominatives, l'hébergement des données doit être sécurisé (idéalement en France ou en Europe) et parfaitement conforme aux réglementations sur la protection des données.
3 logiciels de demandes de subventions
Pour vous guider dans votre réflexion, voici une analyse de 3 solutions concrètes du marché, particulièrement adaptées aux besoins des collectivités territoriales françaises.
Aiden Associations (par MGDIS)
Son créneau : La suite logicielle la plus exhaustive du marché, pensée spécifiquement pour automatiser et générer l'intégralité des démarches de la vie associative.
La différence : Il permet de tout faire de A à Z (formulaires CERFA officiels, suivi des paiements, statistiques). C'est le plus puissant, mais il y a un envers de la médaille : sa richesse fonctionnelle le rend assez long à configurer et plus complexe à prendre en main au début.
Idéal si : Vous voulez un outil ultra-robuste pour automatiser 100% de vos processus et que vous avez le temps nécessaire pour le paramétrage initial.
La différence : Il permet de tout faire de A à Z (formulaires CERFA officiels, suivi des paiements, statistiques). C'est le plus puissant, mais il y a un envers de la médaille : sa richesse fonctionnelle le rend assez long à configurer et plus complexe à prendre en main au début.
Idéal si : Vous voulez un outil ultra-robuste pour automatiser 100% de vos processus et que vous avez le temps nécessaire pour le paramétrage initial.
Gestion des subventions (par 3D Ouest)
Son créneau : Une solution pragmatique et humaine, très appréciée des communes de taille moyenne pour sa simplicité.
La différence : Sa force est de lier le versement des subventions avec la gestion quotidienne du patrimoine. C'est le seul qui intègre directement les modules de réservation de salles et de prêt de matériel (aides en nature) dans le même outil.
Idéal si : Vous cherchez un outil simple et que le soutien à vos associations passe autant par des budgets que par la mise à disposition de locaux et de matériel.
La différence : Sa force est de lier le versement des subventions avec la gestion quotidienne du patrimoine. C'est le seul qui intègre directement les modules de réservation de salles et de prêt de matériel (aides en nature) dans le même outil.
Idéal si : Vous cherchez un outil simple et que le soutien à vos associations passe autant par des budgets que par la mise à disposition de locaux et de matériel.
Eudonet Collectivités
Son créneau : Un véritable outil de gestion de la relation usagers (CRM) qui dépasse le simple cadre des associations.
La différence : C'est le couteau suisse de la collectivité. Il centralise tout sur une seule interface : le suivi des associations, la gestion de l'agenda des événements de la mairie, et même l'attribution des aides économiques aux entreprises locales.
Idéal si : Vous voulez un outil global pour décloisonner les services et centraliser tout l'écosystème de votre territoire (citoyens, associations, entreprises) au même endroit.
La différence : C'est le couteau suisse de la collectivité. Il centralise tout sur une seule interface : le suivi des associations, la gestion de l'agenda des événements de la mairie, et même l'attribution des aides économiques aux entreprises locales.
Idéal si : Vous voulez un outil global pour décloisonner les services et centraliser tout l'écosystème de votre territoire (citoyens, associations, entreprises) au même endroit.
L'outil public indispensable à utiliser en complément
Data.Subvention (Porté par la DINUM et la DJEPVA)
La spécificité : Il ne s'agit pas d'un logiciel de mairie pour créer des formulaires sur-mesure, mais d'un service public numérique universel.
💡 Pourquoi l'adopter ?
La spécificité : Il ne s'agit pas d'un logiciel de mairie pour créer des formulaires sur-mesure, mais d'un service public numérique universel.
💡 Pourquoi l'adopter ?
- Gratuit et instantané : Accessible à tous les agents de la collectivité.
- Agrégateur de données : Il centralise automatiquement toutes les données légales et financières des associations (provenant du RNA, du Sirene, des ministères...).
- Interopérable : Il peut être utilisé en parallèle de votre logiciel de gestion ou s'y connecter directement via API pour enrichir vos dossiers.
Prêt à dématérialiser la gestion de vos subventions ?
Chaque territoire a ses spécificités. Que vous soyez une petite commune cherchant un outil simple et abordable, ou une grande agglomération ayant besoin d'interfaçages comptables complexes, il existe une solution adaptée à votre budget et à vos équipes parmi les logiciels du marché.
Allez plus loin dans l'animation de votre tissu associatif
La numérisation des subventions n'est que la première étape. Pour simplifier durablement le quotidien de vos agents et de vos associations, votre ville doit s'accompagner d'outils de communication et de valorisation. C'est là que nous intervenons ! En complément de votre logiciel de subventions, découvrez notre plateforme de la vie associative et notre annuaire dynamique des associations. Des solutions clés en main pour centraliser les infos, valoriser les associations locales auprès des citoyens et garder un lien unique avec elles.
Expertise & Numérique
L’engagement associatif se transforme !
Il est nécessaire d’agir pour soutenir une société solidaire et créatrice de lien social.
Depuis 2017, nous accompagnons les associations et les collectivités dans la compréhension des enjeux de l’engagement aujourd’hui. Nos solutions clé en main vous permettent de bénéficier de notre expertise au quotidien et de vous appuyer sur des outils numériques innovants.
25 réseaux nationaux et 2 villes ont embarqué
8500 associations locales utilisent nos services
353400 bénévoles utilisent nos services
(Benevolt et plateformes d’engagement dédiées)
72000 belles histoires ont débuté entre associations et bénévoles sur les 12 derniers mois
Entreprise Solidaire d'Utilité Sociale
Agrément ESUS délivré par l’État