Transformer les propositions en bénévoles !

Vous vous connectez à votre outil de recherche de bénévoles préféré. 

Vous avez reçu la candidature de Benoît, super motivé pour votre mission d’écrivain public bénévole. 

La discussion allant, Benoît vous dit qu’il manque un peu de disponibilité pour s’investir en ce moment. 

6 mois plus tard, vous faites le point. Quelques bénévoles vous ont rejoint alors vous remettez une annonce en ligne. Un deuxième écrivain public pour épauler le premier car Benoît fait un si bon travail que de nouveaux bénéficiaires ont besoin de l’action de l’association. 

Et Benoît dans cette histoire ? 

La plupart du temps, lui comme de nombreux bénévoles potentiels sont oubliés. 

“Il a dû trouver autre chose. Il n’est pas assez disponible. S’il avait vraiment envie d’être dans l’équipe, il nous aurait écrit. Je ne vais pas l’embêter…. “

Sont autant d’obstacles à une superbe collaboration. 

On a tendance, lorsqu’on utilise un outil de mise en relation à ne penser qu’à l’instant T. 

Pourtant, si à cet instant T le bénévole, parmi des milliers d’autres missions de bénévolat, a choisi la vôtre c’est que votre projet éveille quelque chose. Et ce sera le cas lors des instants U, V et même Z. 

Mais pour cela, vous devez provoquer ces moments. 

Lors de la mise en ligne d’une nouvelle mission de bénévolat : 

• Mobiliser de nouveaux bénévoles, c’est bien 
• Mobilier aussi des potentiels bénévoles qui ont déjà marqué un intérêt… C’est mieux ! 

Si on fait un grossier calcul, c’est deux fois plus de chances de trouver des bénévoles. 

A l’occasion d’un petit-déjeuner interassociatif avec la présence des responsables de la vie associative de la Croix-Rouge française, de France Alzheimer, la Cimade, LPO, Prévention Routière, ECTI, nous avons échangé sur les bonnes pratiques à mettre en place. 

On vous livre les meilleures pratiques de “gestion des données de bénévoles” révélées par cette discussion. 

Commencer par les (bons) indicateurs

Réfléchir au sujet de la donnée des bénévoles n’a de sens que si le but est suffisamment clair. Pour cela, il faut mesurer. A quoi va servir la donnée ? La mesure permet notamment d’améliorer ses processus ou de renforcer les ressources si besoin. 

C’est aussi un moyen de limiter l’usure des membres de l’association qui recherchent des bénévoles, car c’est une activité qui prend beaucoup de temps et d’énergie, comme l’observe Marie Mispelter de l’Union des Associations France Alzheimer. 

Nous vous partageons une liste (non exhaustive) de données intéressantes à mesurer à partir de la discussion : 

• Nombre de bénévoles dans l’année 
• Typologie des bénévoles et nombre de missions réalisées
• Taux de remobilisation 
• Heures de formation 
• Indicateurs démographiques et géographiques

Creusons ces indicateurs avec des exemples concrets : 

Nombre de bénévoles dans l’année

Vous utilisez certainement Benevolt et d’autres plateformes pour votre recherche de bénévoles. En plus du numérique, vous menez d’autres actions : affichages, réunions, interventions dans les écoles. Mais savez-vous combien de bénévoles toutes ces actions ramènent à l’association ? Et quelle provenance vous ramène quel type de bénévoles ? Savez-vous dire lequel est le plus efficace entre le bouche à oreilles, les campagnes d’affichages ou la presse ?  C’est essentiel pour améliorer l’impact de ces actions. 

L’Armée du Salut qui intervient dans de nombreux établissements sur le territoire a développé sa propre plateforme interne, permettant aux aspirants bénévoles de s’inscrire. Il est donc essentiel de connaître ce nombre de bénévoles pour encourager les établissements à mobiliser ces bénévoles.  

Typologie des bénévoles

Les différents observatoires (notamment La France Bénévole - IFOP, Recherches & Solidarités et France Bénévolat) sur le bénévolat indiquent que l’heure est au bénévolat ponctuel. Si le bénévolat régulier continue d’animer nombre de bénévoles, le bénévolat ponctuel se développe très largement. 

Le bénévolat ponctuel permet de s’investir dans plusieurs associations et plusieurs causes sans avoir un agenda extensif. C’est aussi l’occasion pour de nombreux bénévoles de découvrir l’association par un engagement court et borné. 

Attention donc à ne pas faire l’erreur de considérer un bénévole ponctuel comme tel et seulement comme tel. La bénévole de la buvette d’un jour peut être la présidente de demain. Mais il faut, pour cela, créer les conditions qui le permettent. 

Mesurer la part des bénévoles ponctuels et celle des bénévoles réguliers permet donc d’allouer des ressources dans la mobilisation des uns et des autres. 

A la Croix-Rouge française, les responsables de la mobilisation considèrent les bénévoles dans le détail et observent le nombre de missions ponctuelles réalisées par les bénévoles, ce qui permet de personnaliser les petits messages envoyés pour les (re)mobiliser. 

En effet, on ne s’adresse pas à un bénévole qui a découvert l’association à l’occasion d’une seule maraude de la même manière qu’à la bénévole qui vient régulièrement depuis 5 ans. 

Taux de remobilisation 

Conserver les coordonnées non seulement des bénévoles mais aussi de toutes les personnes intéressées par le bénévolat est la manière la plus simple de remobiliser. 

Ainsi, au cours de l’année, les associations reçoivent de nombreuses propositions. Toutes ne mènent pas à une mission de bénévolat réalisée. Pour autant, les bénévoles intéressés mais indisponibles à un instant T  peuvent le devenir dans quelques mois. 

A l’occasion de la publication d’une nouvelle proposition de bénévolat ou d’un événement, recontactez l’ensemble de vos contacts. 

Mesurer le taux de réponse à ces propositions régulières permet de mesurer son action et de faire grandir son réseau de potentiels bénévoles. 

Les bénévoles d’un jour ou les aspirants bénévoles seront ravis de recevoir vos propositions régulièrement : c’est valorisant de savoir qu’une association pense à nous régulièrement surtout si on y a déjà mené une action. 

Indicateurs démographiques et géographiques

Dans cette gestion des données des bénévoles il est aussi essentiel de connaître certains éléments pour avoir une vision d’ensemble : 

• Quels sont les profils d’âge dans l’association ? 
• Quels sont les territoires où nous avons le plus de bénévoles ? 

Dans une association comme ECTI qui accueille exclusivement des bénévoles retraités, l’enjeu du traitement de la donnée est très important. Un grand nombre de jeunes bénévoles se portent volontaires. Pour contrebalancer la déception de ne pas pouvoir s’investir dans cette association, les Ectiens proposent à ces candidats de s’engager autrement : transmettre cette mission à une personne retraitée et suivre l’activité de l’association sur les réseaux sociaux par exemple. 

Aider ses antennes à utiliser ces données

Dans de nombreuses associations, notamment lorsque de nombreuses structures la composent, une des grandes difficultés d’organiser les données relatives aux bénévoles est l’harmonisation. 

Lorsque plusieurs antennes s’occupent de leurs bénévoles, il n’est pas aisé de proposer un outil central adopté par toutes les équipes. Pourtant, c’est essentiel pour s’organiser au niveau national : 

• Mesurer et proposer des actions en fonction des résultats
• Organiser de grandes campagnes de mobilisation 
• Communiquer de manière à faire bloc dans une grande association nationale 

Pour autant les associations qui utilisent la donnée pour améliorer l’investissement des bénévoles ont des retours positifs et encourageants. 

Par exemple, à la Croix-Rouge, on observe que 40% des e-mails envoyés depuis le CRM sont ouverts. C’est un très bon taux d’ouverture qui montre l’intérêt pour le réseau potentiel de l’association. 

Quel est l’intérêt pour une antenne de suivre des indicateurs ? 

Lorsqu’on accompagne les antennes, les établissements ou les comités de son réseau associatif, il est important de sensibiliser à l’importance de mesurer ses actions. Le bénévolat est un chantier très dense à adresser et organiser les contacts permet de gagner du temps à moyen et long-terme. 

En effet, si on conserve les coordonnées de tous les candidats bénévoles au fur et à mesure et qu’on les remobilise régulièrement, on a de moins en moins besoin d’aller chercher de nouveaux bénévoles vers l’extérieur. 

En tant que responsable de la vie fédérale et du réseau, c’est aussi plus facile d’identifier les antennes du réseau les plus en difficultés pour accompagner plus spécifiquement les équipes qui en ont besoin. Cela permet de prévenir l’usure et les découragements que l’on peut ressentir sur le terrain, lorsqu’on recherche des bénévoles pour les différentes actions. 

Être accompagnés sur Benevolt 

Pour vous faciliter la vie et celles des associations de votre réseau, nous mettons en place un accompagnement spécifique : création de votre espace numérique de bénévolat, outillage de votre réseau pour trouver de nouveaux bénévoles, formations…

Prenez contact pour échanger avec nos référents. 

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